En el normal funcionamiento de nuestras empresas, posiblemente cuenten con un software contable para el registro de toda su información contable, operativa, comercial y hasta de costos.

Infortunadamente, y por diversos motivos, NO logran automatizar la totalidad de los procesos operativos, a lo sumo solamente automatizan o configuran la Contabilidad, Facturación y tal vez la Nómina, dejando un gran porcentaje pendiente por aprovechar sus sistemas de información.

Los software contables, financieros y operativos, vienen diseñados para automatizar la totalidad de los procesos, tales como registro de la información contable, compras, inventarios, costos, contratos, nómina, administración de personal, controles de cartera, de cuentas por pagar, de impuestos, de deuda, de proyectos, entre otros.

La gran mayoría de nuestras empresas en Colombia, solo alcanzan a automatizar máximo un 20% de lo que produce un Software Contable y Financiero y a la gran mayoría de nuestras empresas Mi Pymes, les interesaría lograr contar con información Fidedigna, Oportuna, Confiable y Automática para la toma de decisiones más Acertadas y Veloces, es por ello que a continuación señalamos los campos de acción o áreas de trabajo susceptibles de Automatizar, hoy día, en nuestras empresas Mi Pymes.

Automatización de Nómina y Talento Humano.
Consiste en lograr sinergiar cada uno de los recursos tecnológicos, de tal manera que se logre la mayor eficiencia y eficacia posible en cada uno de los procesos de liquidaciones de las distintas nóminas que se requieran, las liquidaciones definitivas, vacaciones, cesantías etc., como también el aprovechamiento al máximo de estos módulos para automatizar todas las tareas administrativas como cartas de incrementos de salarios, de vacaciones, de llamados de atención, sanciones, cancelaciones de contratos, gestión documental, entre otros.

Automatización de los Procesos Productivos y Costos.
La gran mayoría de nuestras empresas Mi Pymes, cuentan posiblemente con la herramienta para el adecuado control de inventarios y determinación de sus costos de ventas, sólo que NO lo aprovechan debido a que los afanes diarios no les permiten dedicarle tiempo al desarrollo de procesos automáticos para un mejor control de cada uno de los ítems que demande la operación tales como inventarios, costos de producción, costo de ventas, cargas fabriles, ensamble o receta de productos, etc.

Automatización de Plantillas y Reportes para la presentación de Impuestos y Exógenas.
La información contable y tributaria, requiere ser reprocesada con algunos insumos que facilitaran la obtención de la información tal y como la requieren las entidades de control tales como la DIAN, Súper sociedades, Súper solidaria, DANE, Secretaria de Hacienda, entre otros, para la presentación de anexos de renta 1732, anexo de exógenas y de impuestos periódicos, anexos de la información industrial y comercial para el Dane y anexos de información laboral para el Sena.

Estandarización de Formatos para el registro y control de las actividades operacionales de la Empresa.
Normalmente las empresas no cuentan con el adecuado control para la centralización y autorización de cada uno de los diversos formatos que requiere, lo que genera un incremento desmedido en la cantidad de formatos operacionales, que en su gran mayoría podrían estar incurriendo en pérdida de tiempo por reprocesos, desperdicios o simplemente que no se aprovechen. Nuestra labor va dirigida a definir el procedimiento para la elaboración de los formatos necesarios y convenientes, en lo posible, digitales que alimenten las diversas situaciones o transacciones que se requiera. Adicionalmente evaluaremos los formatos operativos, de acuerdo al alcance de la labor que se defina, para sistematizarlos y simplificarlos al máximo, sin que se afecten las actividades de control que los hayan propiciado.

Capacitaciones y Formación de Personal Administrativo, Contable y Financiero.
Una vez efectuada la evaluación inicial, con el propósito de identificar oportunidades de mejora en cada uno de los procesos a evaluar, que se definan, se propondrán los temas a capacitar de acuerdo a cada necesidad, en los que se involucrará la implementación de plantillas que agilicen las labores operativas y se eviten los reprocesos y desperdicios, que posiblemente hacen más costosos los bienes o servicios que cada área produce.

Habeas Data.
La educación, cada vez mayor, de nuestros consumidores, empleados, contratistas, clientes, proveedores y particulares, exige una adecuada administración de la totalidad de sus datos, depositados para los propósitos vinculantes entre unos y otros y con las empresas del país y del mundo, es por ello que nuestras empresas Pymes, deben asegurar estos procesos, automatizarlos y garantizarles a todos los actores que intervienen con ellas, la correcta administración, salvaguarda y control de cada uno de sus datos, so pena de demandas onerosas..