Para organizar una empresa, se necesitan tres instrumentos: (1) un Manual de Organización y Funciones (MOF), (2) un Manual de Procesos (MAPRO) y (3) que estos documentos anteriores estén basados en un planeamiento estratégico

El Manual de Organización y Funciones está compuesto por:

a) El Organigrama, que es la representación gráfica de la estructura Organizacional, y

b) Las fichas de cada puesto de trabajo en la organización, donde se define principalmente las funciones que realiza.

El Manual de Procesos (MAPRO) está compuesto por:

a) El Mapa de Procesos, que es la representación gráfica de los procesos y sus interrelaciones en la organización, y

b) Las fichas de cada uno de los procesos de la organización, donde se definen los pasos a seguir para la realización de productos, servicios, acciones estratégicas y acciones de soporte de la institución.

El Mapa de Procesos tiene la misma jerarquía que un Organigrama, sin embargo en nuestra experiencia son muy pocas las organizaciones que tienen un Mapa de Procesos de su Organización, lo cual genera que los ejecutivos desconozcan en forma holística como funciona su organización y como todas las áreas y puestos se relacionan para realizar un trabajo coordinado.

De las líneas anteriores podemos desprender una conclusión, que si el MOF nos ayuda a dividir el trabajo en la organización basado en la especialización, el MAPRO nos ayuda a integrarlo, creando mecanismo de coordinación que contribuyan a la organización a no formar islas, pues es muy frecuente escuchar: “yo hago mi trabajo, el problema es la otra área”.

El clásico caso de la vida real organizacional, es que el área de Ventas se queja siempre de las demás áreas porque no les ayudan a vender. Las áreas vapuleadas son siempre: Sistemas, Recursos Humanos, Contabilidad, Logística u otros de acuerdo al área de la empresa. La verdadera visión es que si los resultados no se dan o se generan problemas, no es culpa de un área en particular sino de toda la empresa en su conjunto.

Que una Organización tenga un Manual de Procesos ayuda a identificar problemas de comunicación y coordinación entre las áreas de trabajo, y después de eso mejorarlos, automatizarlos o tercerizarlos a empresas proveedoras especializadas, generando así espacios y conocimiento del funcionamiento para el desarrollo organizacional de la empresa.