Para realizar un Manual de Procesos es importante tener en cuenta lo siguiente: 

1. Tiene que estar definida claramente la estrategia de negocio de cada producto de la organización.

2. Tiene que haber un equipo técnico que facilite este proceso pero debe tener la participación de, 

a)      Una parte debe ser las personas con toma de decisión para cambios y

b)      La otra la que realiza y vive el día a día con estos procesos.

3. La alta dirección tiene que estar comprometida y dar seguimiento periódico a los cambios que puede generar la construcción de este manual y utilizar herramientas de monitoreo para el seguimiento y logro de resultados.

4. Convocar a todo el personal a participar a través de propuestas de mejora en los procesos.

5. Hacer un análisis costo-beneficio de los cambios propuestos.

6. Finalmente crear una estrategia de implantación de los procesos resultantes.

 

El Manual de Organización y Funciones, más conocido como (MOF) por sus siglas, es un documento formal que las empresas elaboran para plasmar parte de la forma de la organización que han adoptado, y que sirve como guía para todo el personal.

El MOF contiene esencialmente la estructura organizacional, comúnmente llamada Organigrama, y la descripción de las funciones de todos los puestos en la empresa. También se suele incluir en la descripción de cada puesto el perfil y los indicadores de evaluación.

Hoy en día se hace mucho más necesario tener este tipo de documentos, no solo porque todas las certificaciones de calidad (ISO, OHSAS, etc), lo requieran, sino porque su uso interno y diario, minimiza los conflictos de áreas, marca responsabilidades, divide el trabajo, aumenta la productividad individual y organizacional, etc.

Además, es la piedra angular para implantar otros sistemas organizacionales muy efectivos como: Evaluación de Desempeño, Escalas Salariales, Desarrollo de Carrera y otros.

Como ven, la existencia del MOF en una organización es de vital importancia y por ello se debe cuidar el proceso de su elaboración. Aquí algunas recomendaciones para este proceso:

  • Se necesita la participación y compromiso de todos en la organización, especialmente de los líderes como promotores.
  • Se necesita que los líderes que toman las decisiones separen unas horas (3 a 4) semanales para la decisiones referentes a estos temas.
  • Se necesita formar un equipo técnico que lidere el proceso (no es necesario la exclusividad) y puede ser interno o externo a la organización.
  • Se necesita que la organización tenga su plan estratégico vigente, pues sin esto no se podrá realizar el MOF.
  • Se necesita que el equipo técnico use una metodología para la elaboración del organigrama y para que el plan estratégico se refleje en las funciones;
  • Se necesita finalmente hacer un plan de implantación de este manual, especialmente con los cambios fuertes.