Existe un paso fundamental para el buen funcionamiento de cualquier negocio. Antes de que éstos echen a andar, es preciso que emprendedores y gerentes tengan clara la estructura de su empresa, es decir, la manera en que estará organizada..

La organización es la aplicación del plan de empresa. En este proceso se definen elementos como la autoridad, el modelo de liderazgo, la distribución de funciones, los recursos disponibles o los canales y medios de comunicación, entre otros.

Está claro que se trata de una actividad más propia de las empresas grandes, donde el alto número de integrantes, los distintos niveles o departamentos, los recursos y las relaciones que se establecen hacen necesario un ordenamiento que permita apreciar todo aquello como un conjunto coordinado y no como partes aisladas.

Las empresas pequeñas o medianas también requieren de un trabajo de organización, aunque no en la misma medida. Se entiende que éstas son más fáciles de gestionar y que la ausencia de niveles unifica su acción.


Organizar tu empresa: cada cosa en su lugar

No obstante, organizar una empresa no es tarea sencilla. Requiere visión, disciplina, conocimiento, habilidades de gestión y una pequeña dosis de intuición. Esta labor recae, casi todas las veces, en el líder o gerente del negocio. Nadie mejor que él para saber lo que necesita la empresa y tomar las decisiones más acertadas en este terreno. De hecho, en muchos casos se trata de la misma persona que ha elaborado el plan de empresa en las etapas previas del proceso. Sea como sea y tenga la naturaleza que tenga la empresa, lo único cierto es que antes de ponerse manos a la obra es que se deben tener claros los elementos esenciales en todo plan de organización empresarial. Veamos algunos de ellos.

Niveles. Se refiere al modelo jerárquico de cada organización. Las empresas grandes suelen tener varios niveles de funcionamiento, mientas las medianas o pequeñas no suman más de tres. El método de organización tradicional señala la existencia de un líder o responsable por cada tarea hasta llegar a la dirección, que es la máxima autoridad de la empresa. Sin embargo, hay tareas que no requieren supervisión y que pueden integrarse a otras dependencias. De hecho, algunos modelos de empresa apuestan por una relación horizontal entre sus miembros, en la que tanto las decisiones como las responsabilidades se asumen entre todos. Otros expertos señalan que cuanto menos se noten los niveles jerárquicos en una organización, más efectivos serán sus procesos y mejor el clima laboral

Cargos o responsables. Es importante que cada persona ocupe el lugar que le corresponda. No sólo por la persona en sí misma, que de esta forma podrá desarrollarse profesionalmente, sino también para la gestión del talento en la empresa. Un trabajador mal posicionado puede ser un talento mal empleado y, a la vez, un obstáculo para las tareas que se le deleguen. Por tanto, quien organice su empresa debe conocer bien a su personal y aprovechar al máximo sus capacidades y habilidades.

Recursos. Las empresas funcionan gracias a sus recursos, que pueden ser técnicos o humanos. La dirección necesita saber cómo combinarlos para obtener los mejores niveles de rendimiento y productividad. Una desacertada gestión de los recursos puede dar lugar a dos escenarios: un negocio cuyos esfuerzos son insuficientes para alcanzar sus objetivos u otro que emplea recursos innecesarios.

Estilo de liderazgo. Es cierto que las empresas no tienen un único estilo de gestión. Lo lógico es que sus responsables recurran a diversos tipos de liderazgo en función de contexto y las circunstancias. No obstante, siempre existe un modelo que se impone sobre los otros y que acaba definiendo la dinámica organizacional. Ya sea de tipo autocrático, participativo o de línea-staff, ante todo debe responder a las necesidades de cada negocio; es decir, el más adecuado. Por ejemplo, las empresas especializadas en tareas a corto plazo tienden a adoptar estilos de dirección centralizados; otras, por el contrario, prefieren modelos más participativos y democráticos.

Delegación. Aun cuando el gerente asuma varias responsabilidades a la vez, tal como sucede en algunas empresas pequeñas, lo cierto es que no puede cargar con todo el peso de la gestión. Es necesario delegar en otros. Este paso también forma parte del proceso de organización y para ello deben tenerse en cuenta dos elementos: las capacidades de las personas elegidas para ello y su compatibilidad y disposición hacia las tareas que le serán encomendadas.

Canales de comunicación. El éxito de muchas empresas reside en cómo se gestiona la información que circula en sus distintos niveles. Organizar también supone habilitar canales para que los mensajes sean efectivos. Por ejemplo, es necesario definir a través de qué medios la dirección se comunicará con los niveles más bajos de la estructura o viceversa, sin olvidar, claro está, la retroalimentación.

Clima laboral. Todos los elementos mencionados serán los que conformen el clima laboral de la futura organización. Por tanto, la pregunta para el gerente es qué tipo de ambiente desea crear. Recordemos que el concepto de clima laboral está asociado al nivel de bienestar y satisfacción del personal de una empresa.


Algunos consejos para organizar tu empresa
Si estás a punto de poner en marcha tu idea de negocio y te encuentras ante el enorme reto de organizar los elementos con los que cuentas, no dejes de echar un vistazo a los consejos que te proponemos a continuación:

No pierdas de vista los objetivos de tu empresa. Ten en cuenta que cada nombramiento y cada decisión que tomes va a tener repercusión en el futuro de tu empresa. Haz todo pensando en lo que quieres y te se será mucho más fácil.

Documenta los procesos. Documentar es una forma de llevar el control de las tareas. Esto puede ayudarte a la hora de implementar soluciones o, incluso, cuando tengas opciones de expansión

Conforma equipos de trabajo. Rodéate de personas que aporten su talento y sus habilidades al proyecto. Elígelos en función de lo que necesites

Ten claro que ningún modelo de organización es definitivo. Ser líder de una empresa obliga a estar atento a los cambios que la propia organización requiera. Lo que ahora es válido quizá mañana no lo sea.


Para organizar una empresa, se necesitan tres instrumentos: (1) un Manual de Organización y Funciones (MOF), (2) un Manual de Procesos (MAPRO) y (3) que estos documentos anteriores estén basados en un planeamiento estratégico

El Manual de Organización y Funciones está compuesto por:

a) El Organigrama, que es la representación gráfica de la estructura Organizacional, y

b) Las fichas de cada puesto de trabajo en la organización, donde se define principalmente las funciones que realiza.

El Manual de Procesos (MAPRO) está compuesto por:

a) El Mapa de Procesos, que es la representación gráfica de los procesos y sus interrelaciones en la organización, y

b) Las fichas de cada uno de los procesos de la organización, donde se definen los pasos a seguir para la realización de productos, servicios, acciones estratégicas y acciones de soporte de la institución.

El Mapa de Procesos tiene la misma jerarquía que un Organigrama, sin embargo en nuestra experiencia son muy pocas las organizaciones que tienen un Mapa de Procesos de su Organización, lo cual genera que los ejecutivos desconozcan en forma holística como funciona su organización y como todas las áreas y puestos se relacionan para realizar un trabajo coordinado.

De las líneas anteriores podemos desprender una conclusión, que si el MOF nos ayuda a dividir el trabajo en la organización basado en la especialización, el MAPRO nos ayuda a integrarlo, creando mecanismo de coordinación que contribuyan a la organización a no formar islas, pues es muy frecuente escuchar: “yo hago mi trabajo, el problema es la otra área”.

El clásico caso de la vida real organizacional, es que el área de Ventas se queja siempre de las demás áreas porque no les ayudan a vender. Las áreas vapuleadas son siempre: Sistemas, Recursos Humanos, Contabilidad, Logística u otros de acuerdo al área de la empresa. La verdadera visión es que si los resultados no se dan o se generan problemas, no es culpa de un área en particular sino de toda la empresa en su conjunto.

Que una Organización tenga un Manual de Procesos ayuda a identificar problemas de comunicación y coordinación entre las áreas de trabajo, y después de eso mejorarlos, automatizarlos o tercerizarlos a empresas proveedoras especializadas, generando así espacios y conocimiento del funcionamiento para el desarrollo organizacional de la empresa.


Para realizar un Manual de Procesos es importante tener en cuenta lo siguiente: 

1. Tiene que estar definida claramente la estrategia de negocio de cada producto de la organización.

2. Tiene que haber un equipo técnico que facilite este proceso pero debe tener la participación de, 

a)      Una parte debe ser las personas con toma de decisión para cambios y

b)      La otra la que realiza y vive el día a día con estos procesos.

3. La alta dirección tiene que estar comprometida y dar seguimiento periódico a los cambios que puede generar la construcción de este manual y utilizar herramientas de monitoreo para el seguimiento y logro de resultados.

4. Convocar a todo el personal a participar a través de propuestas de mejora en los procesos.

5. Hacer un análisis costo-beneficio de los cambios propuestos.

6. Finalmente crear una estrategia de implantación de los procesos resultantes.

 

El Manual de Organización y Funciones, más conocido como (MOF) por sus siglas, es un documento formal que las empresas elaboran para plasmar parte de la forma de la organización que han adoptado, y que sirve como guía para todo el personal.

El MOF contiene esencialmente la estructura organizacional, comúnmente llamada Organigrama, y la descripción de las funciones de todos los puestos en la empresa. También se suele incluir en la descripción de cada puesto el perfil y los indicadores de evaluación.

Hoy en día se hace mucho más necesario tener este tipo de documentos, no solo porque todas las certificaciones de calidad (ISO, OHSAS, etc), lo requieran, sino porque su uso interno y diario, minimiza los conflictos de áreas, marca responsabilidades, divide el trabajo, aumenta la productividad individual y organizacional, etc.

Además, es la piedra angular para implantar otros sistemas organizacionales muy efectivos como: Evaluación de Desempeño, Escalas Salariales, Desarrollo de Carrera y otros.

Como ven, la existencia del MOF en una organización es de vital importancia y por ello se debe cuidar el proceso de su elaboración. Aquí algunas recomendaciones para este proceso:

  • Se necesita la participación y compromiso de todos en la organización, especialmente de los líderes como promotores.
  • Se necesita que los líderes que toman las decisiones separen unas horas (3 a 4) semanales para la decisiones referentes a estos temas.
  • Se necesita formar un equipo técnico que lidere el proceso (no es necesario la exclusividad) y puede ser interno o externo a la organización.
  • Se necesita que la organización tenga su plan estratégico vigente, pues sin esto no se podrá realizar el MOF.
  • Se necesita que el equipo técnico use una metodología para la elaboración del organigrama y para que el plan estratégico se refleje en las funciones;
  • Se necesita finalmente hacer un plan de implantación de este manual, especialmente con los cambios fuertes.